Skip to content

Neem de controle over alle outbound email! Of zit op de blaren…

februari 22, 2010

E-mail is een belangrijk, zo niet het belangrijkste communicatie middel voor veel bedrijven. Denk aan sales en marketing e-mails of customer service e-mails. Merk reputatie, online trust en deliverability zijn voor een hedendaags bedrijf niet te vermijden vraagstukken. Op het eerste gezicht misschien zaken die weinig met elkaar te maken hebben, maar schijn bedriegt. Sterker nog, door niet gemanagede e-mailstromen kan merk reputatie, online trust en deliverability ernstige schade oplopen. Het managen van alle outbound email stromen is de oplossing.

Ga eens na hoeveel typen email er door bedrijven wordt verstuurd. Op verschillende wijze worden e-mails naar buiten gepompt: geautomatiseerd en getriggerd via websites, via e-commerce. De marketing afdeling verstuurt misschien via affiliate partners. Berichten worden verstuurd via verschillende domeinen en IP adressen en middels verschillende systemen. Vaak zijn de noodzakelijke authenticatie technieken niet op alle mailstromen geïmplementeerd. Reputatie, online trust en deliverability zal door gebrek aan eenheid moeilijk te managen zijn. Er bestaat namelijk geen eenheid als het gaat om het naar buiten treden als bedrijf via e-mail communicatie. Daarbij staat niet de reputatie van een enkele afdeling op het spel, maar de reputatie en online trust van het gehele bedrijf of merk. Het vertrouwen van de klant kan hierdoor op den duur ernstige schade oplopen. En vertrouwen is tegenwoordig misschien wel de sterkste eigenschap die een bedrijf kan hebben.

Vraag is nu, wie is binnen een bedrijf hiervoor verantwoordelijk? Wie neemt de beslissingen en wat voor systeem moet er gebruikt worden? Wat is de gemiddelde tone of voice van de berichten? Wie bepaald er hoeveel mail een klant krijgt?

Idealiter ligt de verantwoordelijkheid bij een persoon of afdeling binnen een organisatie. Eenvoudig zal het niet zijn de verschillende email stromen te reguleren. Verschillende afdelingen hebben over het algemeen interfererende en/of tegengestelde belangen en prioriteiten. Toch zal er iets of iemand moeten zijn die de e-mail stromen reguleert en als aanspreekpunt kan dienen voor het hele bedrijf. Een organisatie moet accepteren dat het een verantwoordelijkheid heeft ten aanzien van de hoeveelheid e-mails die een klant ontvangt en de manier waarop deze wordt aangesproken. Dit is alleen maar in het eigen belang. Door een overdaad aan e-mail en gebrek aan eenheid in de benaderingswijze zal er bij de klant eerder verzadiging optreden. Hierdoor zal de waarde van e-mail als communicatie kanaal eerder devalueren. Bovendien is het nog maar de vraag ofde e-mail op den duur nog wel aan komt? Door verscherpte regels en eisen zal ook de deliverability dalen, maw rechtstreeks naar de spam folder worden verwezen.

E-mail zou misschien gezien moeten worden als een reguliere reclame uiting. Met reclame ga je ook zorgvuldig om, je schiet niet in het wilde weg. Overdaad schaad, je wil als bedrijf overal het hetzelfde overkomen. Gebruik e-mail als je made-to-measure reclame uiting. Maak de inhoud meer relevant en doelgericht en zorg voor een eenduidige tone of voice die voor alle e-mail uitingen geldt. En wees zorgvuldig in de hoeveelheid e-mails die je naar een klant verstuurd. Het komt de merk reputatie, online trust en deliverability alleen maar ten goede.

No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers op de volgende wijze: